O que é ERP e para que serve?

Os sistemas ERP (em inglês Enterprise Resource Planning) são a grande aposta de empresas que estão crescendo e expandindo seus negócios. A finalidade dele, como a própria sigla diz, é tanto gerenciar, como planejar as ações de um negócio por meio da integração de setores e suas informações. Com a grande competitividade do mercado e o estouro da crise, automatizar os processos empresariais passa a ser, agora, além de uma grande oportunidade de expansão dos negócios, uma necessidade para manter a empresa viva.

Empresas nascem o tempo inteiro e isso não quer dizer que levarão anos para superar as que já estão no mercado. O que influencia no seu crescimento ou na sua falência é a capacidade de enxergar inovação onde há dificuldade. Ao falarmos de controle, praticidade e otimização de tempo, é impossível que não façamos uma associação à tecnologia.

Hoje em dia, o mundo respira novidade, por todo lugar que passamos, em quase tudo que fazemos e o que vivenciamos e, por isso, utilizar as inovações tecnológicas a favor da empresa é uma medida extremamente inteligente. Partindo dessa ideia, se você deseja “polir” a logística da sua organização, deve entender como funciona um sistema ERP para pequenas e médias empresas.

Quer aumentar a eficiência de seu empreendimento? Então, continue lendo o nosso artigo!

Sistema ERP para pequenas e médias empresas: qual sua função?

O ERP é de grande importância para quem deseja automatizar processos como: notas fiscais, financeiro, vendas, cadastro de clientes, estoque, compras e relatórios em um único software. O programa tem como objetivo central interligar dados de diferentes setores de forma simples e prática.

Assim, os responsáveis por cada departamento contam com a facilidade de trabalhar com dados sincronizados, em tempo real, reduzindo os riscos de trabalho. Isso é fundamental para quem conta com uma pequena ou média empresa.

Por meio da administração de informações, posteriormente, os setores de uma empresa podem planejar as ações e otimizar a logística interna. Basicamente, o ERP sincroniza todas as áreas do negócio, facilitando a comunicação, minimizando os erros e permitindo uma organização muito mais efetiva dos processos.

Podemos tomar como exemplo uma empresa que presta serviços de transporte e pretende expandir suas funções, planejando, mais tarde, oferecer também serviços de armazenamento. Em um primeiro momento, essa empresa necessita de um sistema que ofereça recursos de ordem de serviço e ficha técnica de produção, onde o colaborador terá acesso a todas as informações pertinentes do cliente e como deve realizar o serviço.

Essa mesma empresa de transportes, que deseja posteriormente oferecer serviços de armazenagem, tem com o ERP a oportunidade de incorporar a funcionalidade de controle de estoque, por exemplo, apenas quando estiver de fato oferecendo o serviço.

A implementação do software não se dá instantaneamente e os benefícios vêm após todos os processos estarem bem alinhados. Apesar disso, vale lembrar que mesmo que os benefícios sejam em longo prazo, uma vez consolidados, são definitivos. Normalmente, o processo de instalação de um ERP na empresa compreende alguns passos fundamentais. Conheça alguns deles!

Sincronização de setores

Nessa fase, todas as informações relativas aos setores serão integradas.

Migração de dados

Todos os dados necessários e relativos à empresa serão depositados em um servidor.

Treinamento de colaboradores

Os usuários do sistema serão treinados para conhecer o sistema e, posteriormente, operar todas as ferramentas.

Verificação do sistema

Ao fim do processo, o sistema deverá ser verificado para correção de erros e para a certificação de que as operações estão ocorrendo de acordo com o previsto.

Quais são as vantagens de adquirir um sistema ERP?

Integrar um sistema ERP na empresa é garantia de aumento do ROI (Retorno sobre o Investimento). Após um trabalho de adaptação do software à empresa, os primeiros resultados começam a surgir e, com um bom aproveitamento das funcionalidades, as vantagens serão crescentes.

Solução personalizada

O ERP é extremamente importante para pequenas e médias empresas. Por permitir o ajuste continuado de módulos conforme necessidades da empresa, o sistema é uma solução personalizada, que pode ser modelada para suprir necessidades específicas dos setores e escalável para acompanhar o crescimento dos negócios.

Essa é a grande vantagem: poder montar um sistema integrado de gestão empresarial com a “cara” da empresa, com a opção de adicionar ou descontinuar funções.

Redução de erros

Com a implantação de um software integrado, a quantidade de erros internos será minimizada, bem como a integração entre os setores. Sincronizando as áreas e suas respectivas informações, estratégias de negócio podem ser criadas, fazendo com que não apenas a logística seja aprimorada, mas também lucros e ótimos resultados finais sejam obtidos.

Controle sobre o estoque

Um empreendedor sabe o quanto é desafiador manter um estoque eficiente de seus produtos, seja uma loja online, seja física. Afinal, é preciso saber quais são os produtos que têm uma menor saída e, por isso, apenas ocupam espaço na prateleira de mercadorias que poderiam ser melhor aproveitados.

Por outro lado, aqueles que têm maior demanda deverão ser rapidamente reabastecidos para evitar a frustração de seus compradores. Por meio de um software de gestão, você terá acesso tanto aos produtos mais procurados quanto dos produtos que pouco interessam aos seus usuários, tornando a sua reposição de estoque inteligente e mais lucrativa para o seu empreendimento.

Ajuste continuado de funções

A alternativa de adicionar funções conforme necessidade é de extrema importância para pequenas empresas que estão se expandindo. Se o negócio começar oferecendo um determinado pacote de serviços, em dado momento, provavelmente, terá a intenção oferecer mais. Isso cria a necessidade de adição de funções (ou módulos) que controlem novos serviços.

Entre os módulos, o empreendedor pode aplicar aqueles que fazem mais sentido em sua atual situação, seja para:

• administrar o faturamento;
• organizar o setor de Recursos Humanos;
• emitir notas fiscais;
• gerenciar o estoque;
• gerenciar projetos;
• melhorar o processo de compras;
• organizar as finanças;
• aumentar a produção.

Sistemas que são limitados e sem flexibilidade na estrutura, causarão transtornos futuros conforme a logística da empresa for mudando. Utilizar um sistema que não suporte a adição de módulos, em longo prazo, é problemático, custoso e caro.

Com a escolha do ERP para pequenas e médias empresas, o processo logístico será consistente, abrindo espaço para a expansão do negócio.

Redução de custos

Utilizar o ERP reduz significativamente os custos de várias maneiras. Ao adquirir uma solução integrada, por exemplo, exclui-se a necessidade de ter um sistema para cada setor, onde além de treinamento e manutenção fragmentada, haverá, provavelmente, transtornos com comunicação.

Além da redução de custos com aspectos funcionais, o retrabalho diminuirá, agilizando a demanda e poupando recursos gastos na refação de tarefas.

Aumento da lucratividade

Sabemos o quanto é importante para uma empresa aumentar a lucratividade de seu negócio, correto? De acordo com uma pesquisa feita pela IDG Research Services, a pedido da Sage, as companhias que utilizam um sistema de gestão empresarial apresentam um crescimento de 35% mais rápido, comparado a outras corporações.

Além disso, os dados mostram que a produtividade chega a ser 10% maior comparado a corporações que não utilizam uma solução similar.

Praticidade

Com um sistema integrado de gestão empresarial, a comunicação e a disseminação de informações é muito mais eficiente. Dessa maneira, se diminui etapas e se otimiza o tempo, que possivelmente seria desperdiçado se houvesse a necessidade de repassar informações para sistemas diferentes.

Além da praticidade de automatizar as operações internas, utilizando um ERP se dispensa a necessidade de oferecer diversos treinamentos diferentes aos colaboradores, direcionando toda a capacitação a um só sistema.

Mobilidade

Ao integrar o ERP a um módulo móvel, os usuários responsáveis poderão acessar informações por meio de dispositivos móveis. Assim, mesmo que você esteja longe da sua empresa, poderá utilizar o programa para acessar os dados, ainda que não tenha acesso ao terminal padrão. A prática é bastante eficiente para reuniões e viagens, por exemplo.

Benefícios consolidados

Para implantar uma solução que vai gerir toda a organização de uma empresa, deve-se entender que o processo não ocorrerá instantaneamente. As necessidades da empresa deverão ser bem delineadas para que sejam atendidas corretamente.

Com um sistema ERP para pequenas e médias empresas, o aumento do ROI será garantido e, em longo prazo, com o software consolidado, os benefícios serão definitivos.

Controle tributário

Para manter as contas em dia, é fundamental que as empresas tenham em mãos os valores corretos para lidar com as obrigações tributárias impostas pelo governo. Por meio de um software de gestão, a empresa torna o processo mais simples e prático, reduzindo os riscos de penalidades ou multas por inconsistência de informações.

Além disso, o software conta com módulos específicos para gerar automaticamente notas fiscais das suas vendas, automatizando e melhorando o seu controle nas questões fiscais.

Como funciona o ERP?

Por ser um software modular, a companhia pode utilizar a tecnologia para consolidar informações de diferentes setores em uma única ferramenta. Dessa forma, o programa permite que você simplifique os processos operacionais com eficiência, qualidade e segurança nas informações coletadas.

Para entender o processo, confira as seguintes etapas!

Três camadas de software

Um programa ERP é dividido em 3 camadas distintas:

• código: estrutura de como o software é desenvolvido;
• banco de dados: local onde são armazenadas as informações geradas pelos diferentes setores;
• interface: é a parte visual do programa, onde o operador ficará encarregado de preencher os cadastros, observar gráficos e relatórios para uma análise mais eficiente.

Software modular

Para atuar em diferentes mercados, um software de gestão deve atender às necessidades atuais da empresa a ser implementada. Para isso, um ERP conta com a possibilidade de utilizar apenas os módulos que serão necessários, dispensando o uso de um programa completo — portanto, reduzindo o custo — utilizando-se apenas metade de suas funcionalidades.

Os módulos são divididos em duas categorias:

• departamental: onde os módulos a serem utilizados são divididos em estoque, logística, operação, contabilidade, finanças, por exemplo.
• setorial: divide os módulos em agronegócio, manufatura, construção civil etc.

Dito isso, basta escolher as funcionalidades para atender às suas necessidades.

Informações centralizadas

Um dos pontos a se destacar em um software ERP é a capacidade de centralizar informações de diferentes setores em um único banco de dados, independente do seu escopo, escala ou módulos a serem utilizados.

Para exemplificar, imagine a seguinte situação: um cliente realiza uma compra em seu site. O sistema automaticamente verificará se a pessoa tem um cadastro em seu e-commerce. Em seguida, o software verifica se o produto escolhido está disponível em seu estoque. E por fim, gerará uma etiqueta automática para enviar à transportadora parceira da sua empresa.

Como determinar o sistema ERP ideal?

Ao procurar o sistema de ERP ideal, as prioridades organizacionais da empresa deverão ser definidas de forma prévia. Para fazer um levantamento das principais carências e aprimoramentos a serem feitos nos setores, os gerentes devem ser consultados.

Se a empresa ainda não contar com uma equipe de gerentes, os funcionários de outras áreas podem ser ouvidos pela diretoria e, principalmente, questionados do porquê das opiniões. O preço também deve ser levado em consideração nesse momento.

Mas quando falamos em preço, isso não quer dizer necessariamente que se deva priorizar o menor custo, mas que nas comparações uma linha tênue entre qualidade e valor acessível seja encontrada.

É essencial lembrar que uma solução barata pode acarretar um problema de enormes proporções no futuro, tanto pela falta de recursos, como pelo mau funcionamento. O sistema operacional, as opções de funcionalidade, o design intuitivo e a flexibilidade são fatores a serem levados em consideração na hora de escolher o sistema ideal.

Em época de crise, investir em um ERP qualificado para pequenas e médias empresas é o detalhe que pode fazer a diferença. Conquistar credibilidade de mercado em tempos em que a maioria dos empreendedores vê dificuldade é muito mais efetivo do que em qualquer outra época. Saiba como utilizar a tecnologia a favor do seu empreendimento, organize sua empresa e obtenha ótimos resultados.

Agora que você sabe o quanto um ERP pode ajudar a melhorar a produtividade de uma empresa, veja a importância de se ter um software único para a sua solução!