O controle de caixa é uma das práticas que mais trazem benefícios à saúde financeira de uma empresa. Por não ser totalmente entendido por alguns gestores, por vezes, é negligenciado e até deixado de lado.
Há quem diga que com o controle do fluxo de caixa é possível determinar os lucros e prejuízos. Este é um dos grandes erros. O controle de caixa funciona muito mais como registrador das transações financeiras, do que como fator determinante da condição da empresa.
Além disso, controlar o fluxo de caixa é uma das maneiras mais eficientes de mensurar e planejar as atividades financeiras. Se o controle for feito de forma não exata, o rendimento do negócio pode ficar comprometido por certo período.
Planejando a entrada e saída de dinheiro da sua empresa, você sabe exatamente quanto pode gastar, quanto não pode, no que investir, no que não investir e ainda evita pedir empréstimos por ter extrapolado o orçamento do mês.
Apesar de ser uma atividade simples, o controle de caixa é indispensável e deve ser organizado com precisão. Por isso, separamos cinco dicas infalíveis para te ajudar a fazer o controle de caixa da sua empresa. Quer aprender? Vamos começar.
1. Faça um controle diário do fluxo de caixa
Podemos tomar como base uma fórmula simples, mas poderosa de fazer este controle diário: Entrada de Dinheiro – Saída de Dinheiro + Saldo Inicial do Caixa = Saldo Diário. O cálculo é simples, não toma muito tempo e tanto pode – como deve – ser feito todos os dias.
Alguns gestores, que não conhecem a importância de controlar o caixa diariamente, acreditam que controlar o caixa por semana ou quinzena é suficiente. Este é outro grande erro. Se o controle não for feito diariamente, as datas de pagamentos das despesas e da entrada de dinheiro podem não bater, gerando um belo de um incômodo.
Então, por que não reservar uma pequena parcela do dia para uma prática que pode te poupar muita energia lá na frente? Pense nisso.
2. Projeção para no mínimo 90 dias
Se você já faz o controle do caixa, sabe como funciona o fluxo financeiro da sua empresa e o quanto esse gerenciamento te permite planejar as finanças.
Caso você esteja iniciando agora este trabalho, deve entender o quão importante é projetar este controle para no mínimo 90 dias.
Como por exemplo, se você está fechando um mês com todos os relatórios diários de controle de caixa, já pode determinar se o mês foi lucrativo ou se deu prejuízo. Vamos supor que você planejava fazer uma reforma na sua empresa no mês de julho, mas com o controle do fluxo de caixa, percebeu que junho não foi o seu melhor mês financeiramente.
Com estas informações em mãos, você já sabe que é muito melhor para sua empresa adiar a reforma e e focar em estratégias que alavanquem a entrada de dinheiro.
3. Classifique a entrada e saída de dinheiro
A entrada e a saída de dinheiro são os dois pilares de controle do fluxo de caixa. Mas não basta saber quanto se gastou, ou quanto se recebeu – o administrador deve saber por onde saiu o dinheiro, por onde entrou e como os ocorreram os processos. Em relação às entradas de dinheiro, o que deve ser levado em consideração são as formas de pagamento, tais como: cheque, cartão de credito, duplicatas e dinheiro.
Relativo às saídas de dinheiro, deve-se observar pagamentos aos fornecedores e funcionários, pró-labore, gastos internos (contas de luz, água, telefone e pequenas reformas), gastos com outros serviços, despesas com material, manutenção de equipamentos, gastos com a marca e sua divulgação, entre outros gastos, que são de acordo com cada empresa.
Após colher informações com a contabilidade, o administrador deve atentar também aos gastos financeiros, bem como juros, multas e impostos. É um equívoco contar só com a “massa” das despesas e esquecer-se de gastos adicionais, pois até as contas mais milionárias já foram compostas por pequenas quantias. Não deixe nada de fora!
4. Trabalhe com dados, faça um planejamento realista
Antes de qualquer coisa, faça um levantamento dos períodos anteriores, trabalhe com dados. Aí você se pergunta: por onde eu começo? Inicialmente, pode ser complicado pensar nisso, mas quando você passa a entender, torna-se muito simples. A palavra-chave é analisar.
Reúna os dados diários de controle de caixa e tire um dia da semana para analisar como tem sido o comportamento financeiro da sua empresa, ou seja, quanto está gastando em média, quanto está lucrando e por que está sendo desta maneira.
Não se esqueça que, épocas especificas podem ter papel determinante neste análise. Portanto, se você produz chaves, não adianta esperar um rendimento similar ao de uma livraria no natal.
Seja coerente ao não extrapolar as metas de vendas, mas não se esqueça de ser otimista e utilizar estes dados para melhorar a condição da sua empresa. Afinal, as informações servem exatamente para isso!
5. Invista num software de gestão para gerenciar seus dados
Imagine que, você possui uma empresa que presta serviços de transporte e em meio a uma série de contratos fechados, aumenta sua lucratividade num dado mês.
Nas duas últimas semanas deste mesmo mês, você é obrigado a comparecer a alguns compromissos e, por falta de tempo para conferir suas planilhas no excel, fica impossibilitado de fazer o controle do fluxo de caixa naquele período. Mas, você pensa: “Tudo bem, eu tive uma margem ótima de lucro este mês.”
A situação não seria tão problemática se, neste meio tempo, não houvesse ocorrido um grande dano em umas das cargas que a sua empresa transportava. Contando com a margem de lucro, o registro das despesas do dano à carga é esquecido e não se percebe que os custos do prejuízo eram bem maiores do que o calculado.
Resultado? Saldo negativo no final do mês e uma série de restrições financeiras para os próximos 30 dias.
Se dados são importantes para o seu negócio, uma ferramenta adequada para fazer esse gerenciamento é tão importante quanto. Os registros das transações financeiras são os seus dados e você deve administrá-los de maneira prática e organizada, para que consiga visualizar com facilidade tudo o que está acontecendo na sua empresa.
Por isso, um software de gestão integrada, que centraliza os custos e mostra com rapidez a situação se faz essencial para fazer o controle do fluxo de caixa. E, é esta praticidade que é necessária para as tomadas de decisão.
Conheça o software de gestão da Intelidata, o Uniplus, que se adapta de maneira precisa a variados segmentos de mercado. Utilizando o Uniplus, a análise dos dados se torna bem mais rápida, facilitando com que o gestor tome uma decisão mais ágil para solucionar problemas e ainda consiga planejar investimentos.
E a sua empresa, já tem vigentes todas estas práticas para organizar o fluxo de caixa? Se ainda não, está na hora de otimizar a sua gestão! Se tiver qualquer dúvida de como fazer isso, compartilhe-a conosco!
