Como reduzir custos de atendimento em uma empresa? Descubra aqui

Em qualquer negócio, o contato com os clientes é uma parte muito importante para o seu faturamento. Mesmo os melhores produtos não vão simplesmente se vender sozinhos. Você precisa estar preparado para conversar com o público e atender as pessoas corretamente quando chegarem. Dito isso, é sempre bom encontrar maneiras de como reduzir custos de uma empresa para melhorar sua margem de lucro.

Claro, simplesmente fazer cortes arbitrários no seu sistema de atendimento não é uma boa ideia. Você pode sobrecarregar sua equipe, perder qualidade em cada contato e diminuir consideravelmente suas chances de fechar qualquer negócio, além de perder a confiança do público. Felizmente, existem várias formas de fazer isso sem impactar o desempenho geral da sua empresa, desde que você tenha alguns cuidados.

Se você quer saber como reduzir custos de atendimento em sua empresa e ainda continuar atendendo bem o seu público, então veja as 6 dicas que separamos para você! Continue a leitura e confira.

Utilize canais digitais

A forma como a internet e os aparelhos digitais se popularizaram nos últimos anos não é nenhuma coincidência. A praticidade que eles proporcionam na comunicação do dia a dia é muito maior e mais completa do que qualquer outro meio. Por isso mesmo tantas empresas estão investindo cada vez mais no uso de canais digitais para melhorar o atendimento a seus clientes.

Chats online, WhatsApp, redes sociais, e-mail, entre outros métodos, são cada vez mais utilizados pelos próprios consumidores no seu dia a dia. São meios de comunicação consideravelmente mais baratos que o telefone, por exemplo, o que é bom tanto para os clientes quanto para o seu negócio. É a forma mais simples de diminuir despesas sem perder a qualidade.

Otimize processos e equipamentos

Se você já utiliza canais digitais, mas ainda apresenta despesas acima da média, então o ideal para reduzir custos de atendimento em uma empresa é revisar o tipo de equipamento utilizado e a qualidade dos processos de atendimento. Boa parte do tempo de espera de um cliente pode ser resultado de pura burocracia e tarefas sem propósito real. Ao cortar esses passos, você também acelera o processo de atendimento.

Em termos de equipamento, é bom lembrar que seus sistemas de atendimento são tão importantes quanto os próprios atendentes. Um software que priorize e organize bem os contatos, por exemplo, faz uma grande diferença na qualidade do seu trabalho. Outra possibilidade é investir na automação de partes desse atendimento. Dessa forma, sua equipe só precisa lidar com casos onde ela é realmente necessária.

Invista em estratégias de fidelização

É bem mais fácil manter um contato aberto com alguém que já confia em você do que tentar passar por todo o processo de conquistar a confiança de um estranho. Por isso, muitos negócios têm dificuldades em estabelecer seus próprios públicos no começo. Todo esse trabalho inicial é muito caro. Sendo assim, se você pretende reduzir custos de atendimento em uma empresa, esse é um bom ponto para focar.

Uma base de clientes fidelizada já conhece e confia em seus serviços, o que torna qualquer diálogo muito mais fluido e leve. Será mais fácil conduzir qualquer atendimento com elas, pois não será necessário tirar tantas dúvidas nem discutir muito sobre o produto a ser adquirido. A maior parte das informações já estará dada ou será aceita mais facilmente.

Eduque seu público

Imagine como seria difícil conduzir qualquer processo de aprendizado se você tivesse que explicar o básico de uma mesma matéria, por completo, a cada ano escolar? Isso não acontece, pois aquilo que os alunos já aprenderam pode ser usado como ponto de partida para novas lições. O mesmo princípio se aplica ao atendimento ao cliente, especialmente na chegada de novos produtos e serviços.

Um público melhor educado, que entenda a importância e os cuidados a serem tomados com o seu produto, não só é mais ágil para realizar uma escolha, como também é mais aberto a dialogar. Isso significa que cada atendimento tende a ser mais eficiente, custando menos em tempo de trabalho para sua equipe e para sua empresa, além de ser uma ótima ferramenta de fidelização, é claro.

Capacite e incentive seu time para saber como reduzir custos de uma empresa

Para reduzir custos de atendimento em uma empresa, é fundamental que você saiba como tornar sua equipe mais eficaz no dia a dia. Mesmo que você já utilize máquinas para fazer a maior parte do trabalho, com autoatendimento e redirecionamentos, sempre será necessário ter alguns seres humanos prontos para tirar dúvidas, guiar os clientes mais confusos e prestar alguma consultoria àqueles de maior valor.

Há várias formas de manter e elevar o nível de qualidade dos seus atendentes. Promover treinamentos e refinar o processo seletivo são os mais comuns e ajudam com a aquisição de novos profissionais nessa área. Porém, há outras frentes nas quais você pode trabalhar.

A criação de metas estimula a equipe a sempre manter o ritmo, enquanto recompensas extras por atingir resultados mais elevados ajudam a ultrapassar essas marcas. Outros recursos, como premiação, plano de carreira e reconhecimento, são igualmente efetivos.

Monitore a qualidade do atendimento

Por muito tempo, as empresas tinham apenas a experiência prévia e intuição de seus gestores e profissionais mais experientes como base para tomar decisões. Essas qualidades não perderam importância, mas hoje elas podem e devem ser agregadas a diversos outros recursos, principalmente métricas de desempenho, estatísticas e análise geral de mercado. Afinal, é bem mais difícil melhorar algo que você não pode medir.

Claro que isso não significa que você deve contratar uma segunda equipe para medir todas as variáveis de cada atendimento. Esse processo pode facilmente ser automatizado pelo seu próprio sistema.

No caso do autoatendimento, a máquina analisa sozinha as opções escolhidas e os dados de cada cliente. Já no contato direto com atendentes, é possível não só gravar os contatos, mas registrar os temas mais comuns de dúvidas, velocidade com a qual os problemas são resolvidos, índice de satisfação dos clientes, entre outros.

Com todas essas informações, você certamente já estará pronto para saber como reduzir custos de uma empresa. Se quiser mais dicas para manter sua rentabilidade, veja aqui nosso artigo sobre gestão financeira de pequenas e microempresas e descubra exatamente o que precisa saber.