Para demonstrar o potencial de seus produtos e alcançar novos clientes é preciso ser transparente e oferecer todas as informações importantes sobre eles — e esse é objetivo da proposta comercial de software, um documento indispensável para atrair clientes e fechar novos contratos para seu negócio.
A qualidade e a clareza da proposta comercial é um fator decisivo para a contratação dos serviços de uma empresa. Por isso, é importante saber como estruturá-la corretamente e abordar todos os aspectos relevantes sobre o software que está sendo oferecido.
Quer saber como criar uma proposta comercial de software adequada? Acompanhe a leitura!
O que é uma proposta comercial de software?
É um documento no qual são apresentadas todas as informações relevantes sobre o software de interesse do cliente, como suas principais funcionalidades, seus diferenciais e como ele pode ajudá-lo a solucionar seu problema. Além disso, são abordados fatores importantes sobre o projeto, como as responsabilidades assumidas, o tempo preciso para finalizá-lo, os recursos e materiais necessários e os custos envolvidos.
A criação de uma boa proposta comercial de software envolve planejamento, atenção aos detalhes e objetivos e uma boa estruturação do documento. Ela deve conter uma capa com a identificação das empresas envolvidas — contratante e contratada, com logo, dados de contato da companhia e ser impressa em papel timbrado.
Além disso, deve ser bem organizada, com um índice dos conteúdos para facilitar a localização dos pontos mais importantes, além de gráficos e cronogramas de fácil entendimento. O layout da proposta deve ser pensado com cuidado, já que o aspecto visual do documento com certeza vai influenciar na primeira impressão por parte do cliente. Uma boa opção é usar templates prontos para facilitar o trabalho.
Qual é a importância da proposta para seu projeto?
O interesse do cliente pelo seu produto demonstra que ele acredita na competência e na qualidade dos serviços de sua empresa. A apresentação de uma boa proposta comercial de software é a sua oportunidade de expressar comprometimento e mostrar que ele realmente está certo.
A proposta comercial ajuda o cliente a entender melhor quais são os benefícios de contar com o seu produto e por que escolher a sua empresa. A criação de uma proposta personalizada demonstra transparência e profissionalismo, o que aproxima cliente e fornecedor.
Quais são seus principais componentes?
Uma proposta comercial de software deve abordar todos os fatores relevantes para o projeto e levar em consideração o perfil do cliente, além das particularidades do software oferecido. Listamos abaixo alguns dos principais componentes:
Introdução
Inicialmente, você deve explicar de forma resumida qual é sua proposta para o cliente e como ela pode ajudá-lo. Você deve despertar o interesse pela leitura e se certificar de que ele entenda claramente sobre o que se trata o documento.
Projeto
Você deve dar uma visão geral do projeto, especificando as características da equipe, a metodologia de trabalho, como funciona o suporte da aplicação, etc. Explique se haverá reuniões com os clientes e com qual frequência devem ocorrer, quais são as garantias do software que está sendo apresentado e se são oferecidos treinamentos para os usuários.
Itens fora do escopo
Deixe claro quais itens não fazem parte do escopo do projeto e são de responsabilidade exclusiva da empresa contratante. Isso inclui, por exemplo, o cadastro de informações nos bancos de dados do software, instalação de sistemas operacionais compatíveis, configurações de hardware ou software, backup de dados etc.
Requisitos
Explique quais são os requisitos necessários para a implantação do software em relação à infraestrutura da empresa. O cliente precisa saber em quais dispositivos o software pode ser utilizado e quais recursos eles devem ter — isso inclui a capacidade de processamento e a quantidade de memória, por exemplo.
Além disso, é importante deixar claro se o software é implantado localmente ou se funciona na nuvem, quais são as linguagens de programação utilizadas, em quais sistemas operacionais funciona, entre outras particularidades.
Funcionalidades
Mostre qual é o objetivo do software, quais são os seus diferenciais e características de sua interface. Cite cada uma das funcionalidades do software e como se aplicam ao negócio do cliente, além de explicar os detalhes de seu funcionamento e como se relacionam umas com as outras.
Segurança e performance
A segurança é um dos fatores que mais preocupam os clientes na hora de adquirir um software, já que lidam com dados importantes em suas empresas. Por isso, explique por que o software é seguro e detalhe a sua performance, como rapidez e facilidade de uso.
Cronograma
No cronograma devem estar especificados os prazos para a conclusão de cada etapa do projeto. Se você trabalha com metodologias ágeis é necessário explicar como funcionam os prazos para o fornecimento das versões entregáveis do software.
Valores
Você deve apresentar com clareza qual será o investimento necessário para a implantação do software, a existência de mensalidades, os custos opcionais com serviços complementares etc. Atenção especial deve ser dada à existência de valores adicionais, como no caso de prestação de suporte, manutenções ou acréscimo de novas funcionalidades.
Validade
No final da proposta é importante acrescentar uma data de validade para o documento, dentro da qual serão válidas as condições apresentadas. Assim, você impulsiona o andamento da negociação e reserva o direito de fazer mudanças necessárias na proposta após o período em questão.
Fechamento
No fim da proposta, você pode falar um pouco sobre sua companhia, quais tipos de soluções ela oferece no mercado e sua experiência na área. Algumas organizações preferem fazer uma seção sobre a empresa no início do documento.
Não se esqueça de se colocar à disposição para tirar dúvidas e convidar o cliente a efetivar a proposta, além de identificar o profissional que será responsável pela negociação e suas formas de contato. Por fim, revise todo o documento e envie para o cliente.
Como você viu, uma boa proposta comercial de software melhora a imagem da empresa e aumenta sua credibilidade. Portanto, vale a pena investir na qualidade de suas propostas para melhorar o relacionamento com os clientes e ajudar sua empresa a se destacar no mercado.
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